Как внести авансовый платеж

Ведение учета авансовых платежей - важная часть работы любого бизнеса, особенно если вы работаете с предоплатами или долгосрочными заказами. В МойБизнес2 есть удобные инструменты для оформления авансов и их корректного отражения в документах. В данной статье разберем все способы внесения аванса.

Оглавление
1. Внесение аванса с помощью кассового чека
2. Внесение аванса с помощью документа "Приход касса"
3. Внесение аванса с помощью ссылки на оплату
4. Внесение аванса с помощью документа "Приход банк"

Скрин - внесение аванса с помощью кассового чека

1. Внесение аванса с помощью кассового чека

Первый способ внесения аванса - с помощью кассового чека. Этот способ позволяет зафиксировать предоплату от клиента через документы системы с пробивкой кассового чека.

1) В системе создаётся документ "Заказ", в котором указываются выбранные клиентом товары или услуги.

Скрин - созданный документ "Заказ"

2) В карточке документа "Заказ" с помощью нажатия на кнопку "Кассовый чек" - "Аванс" пробивается кассовый чек с указанием суммы аванса. Таким образом, предоплата фиксируется на этапе заказа.

Скрин - внесение аванса с помощью кассового чека

Скрин - чек аванса в журнале кассовых чеков

3) После частичной или полной оплаты создаётся документ "Реализация" на основании Заказа. В этом документе также пробивается кассовый чек, в котором указывается:

• сумма уже внесённого аванса,
• оставшаяся сумма доплаты.

Скрин - пробитие чека в документе "Реализация", созданном на основании документа "Заказ"

Скрин - пробитые чеки в журнале кассовых чеков

2. Внесение аванса с помощью документа "Приход касса"

Второй способ внесения аванса - с помощью документа "Приход касса". Этот способ удобен, если вы хотите зафиксировать аванс от клиента через отдельный кассовый документ, не пробивая чек на этапе заказа.

1) Сначала создаётся документ "Заказ", в котором указываются товары или услуги, выбранные клиентом. В поле "Касса" выбирается касса (например, банковская карта).

Скрин - созданный документ "Заказ"

2) На основании документа "Заказ" формируется документ "Приход касса", в котором указывается сумма аванса. После заполнения всех данных документ проводится. Таким образом, аванс фиксируется в системе, и появляется возможность отслеживать оплату по заказу.

Скрин - создание документа "Приход касса" на основании документа "Заказ"

3. Внесение аванса с помощью ссылки на оплату

Третий способ внесения аванса - с помощью ссылки на оплату. Этот способ позволяет отправить клиенту ссылку для онлайн-оплаты, по которой он может внести аванс удобным способом.

Для использования этой функции необходимо подключить интеграцию, например CloudPayments или Робокасса. Также потребуется интеграция для отправки уведомлений — SMS (через SMS-сервис) или WhatsApp.

1) Создаётся документ "Заказ" с указанием выбранных клиентом товаров или услуг.

Скрин - созданный документ Заказ

2) Через систему формируется ссылка на оплату, которую можно отправить клиенту:

• по SMS (при подключённом SMS-сервисе),
• через WhatsApp (при наличии интеграции).

Скрин - отправка ссылки на оплату

3) После того как клиент оплатит заказ частично или полностью, в системе автоматически создаётся запись об онлайн-платеже.

Скрин - онлайн платеж

В графе "Оплачено" документа "Заказ" отображается сумма и процент поступившего аванса.

Скрин - информация об оплате в журнале заказов

В действия в документе "Заказ" также отображается информация об оплате.

Скрин - блок "Действия" в документе "Заказ"

4. Внесения аванса с помощью документа "Приход банк"

Четвертый способ внесения аванса - с помощью документа "Приход банк". Этот способ используется при оплате клиентом через банковский перевод. Он предусматривает два варианта оформления.

Вариант 1: Через документ "Счёт на оплату"

1. В программе создаётся документ "Счёт на оплату".

Скрин - созданный документ "Счет на оплату"

2. Счёт отправляется клиенту — можно передать:

• через СБИС 
• в виде ссылки 
• или скачать как PDF/Word-файл 
• отправить по Email

Скрин - отправка печатной формы документа

3. После оплаты клиентом скачивается банковская выписка (например, из СберБанка, Т-Банка, Альфа-Банка). Далее в МойБизнес2 выполняется импорт банковских платежей, а полученный платёж привязывается к ранее созданному счёту на оплату.

Скрин - пример прикрепленного счета в импорте банковских платежей

4. После проведения импорта автоматически создаётся документ "Приход банк" на основании этого счёта, счет становится частично оплаченным.

Скрин - частично оплаченный счет на оплату

Вариант 2: Через документ "Заказ"

1. В системе создаётся документ "Заказ".

Скрин - созданный документ "Заказ"

2. Как только клиент производит оплату по банковскому счёту, создается документ "Приход банк" на основании этого заказа. Документ проводится, и информация об оплате фиксируется в системе.

Скрин - создание документа "Приход банк" на основании документа "Заказ"

Вывод: таким образом, в МойБизнес2 есть несколько сбособов внесения авансовых платежей