Сроки доступа к документам в настройке должности

В системе МойБизнес2 предусмотрена возможность гибкой настройки сроков доступа к документам на уровне каждой должности. Это позволяет точно контролировать, в течение какого времени сотрудник может просматривать или редактировать те или иные документы.

Настроить временные рамки доступа можно для следующих типов документов:
Договор , Лид , Заказ , Счет на оплату , Реализация — с возможностью указания периода, начиная с даты их создания.

Особенно гибкими являются настройки для документа Заказ: помимо даты создания, доступ к нему можно привязать также к дате доставки — как до, так и после её наступления. Например, можно разрешить менеджеру по продажам работать с заказом в течение 5 дней до и 10 дней после доставки. Это удобно при необходимости доработки информации по уже выполненным заказам или при работе с рекламациями.

Важно! Если для доступа к документам установлено значение 0 дней  это означает, что ограничения на доступ отсутствуют — сотрудник может просматривать или редактировать документ в любой момент.

Оглавление
1. Настройки должности
2. Настройка доступа к документу с даты создания
3. Настройка доступа к документу Заказ до и после с даты доставки
4. Как сотрудник видит документы после изменений в настройках должности
  4.1. Лиды
  4.2. Заказы

Скрин - настройки должности

1. Настройки должности

Для настройки прав доступа к документам начните с редактирования должности. Для этого перейдите в раздел Настройки → Компания → Должности и выберите нужную должность, например — Менеджер.

Скрин - переход к настройке должности

2. Настройка доступа к документу с даты создания

Далее перейдём к настройке доступа к документам, начиная с даты их создания. Например, для документа Лид можно установить срок — 7 дней, в течение которого сотрудник будет иметь к нему доступ:

Скрин - настройка доступа к документу Лид

3. Настройка доступа к документу Заказ до и после с даты доставки

Далее перейдём к настройке доступа к документу Заказ , при этом предусмотрим возможность ограничения доступа как до, так и после даты доставки. Например, можно установить срок доступа: 30 дней до наступления даты доставки и 30 дней после неё. 

Скрин - настройка доступа к документу Заказ

4. Как сотрудник видит документы после изменений в настройках должности

После настройки параметров доступа проверим, как эти изменения отображаются в рабочем интерфейсе сотрудника.

4.1. Лиды

Что видит главный администратор в журнале лидов (для него доступ к документам не ограничен):

Скрин - журнал лидов для главного администратора

При переходе в журнал Лидов менеджер видит только один лид, так как даты создания остальных записей превышают установленный срок — 7 дней с момента их создания.

Скрин - журнал лидов для менеджера

4.2. Заказы

Что видит в журнале заказов главный администратор (для него доступ к документам не ограничен):

Скрин - журнал заказов заказов для главного администратора

При переходе в журнал заказов менеджер видит только два заказа, так как даты с момента до и после доставки остальных записей превышают установленный срок — 30 дней с момента их создания.

Скрин - журнал заказов для менеджера

Вывод: таким образом, в МойБизнес2 предусмотрена возможность гибкой настройки доступа к документам на уровне каждой должности.