Система контроля оплат

В МойБизнес2 можно выставлять клиентам счета на оплату, отправлять в WhatsApp, по Email, распечатывать их с возможностью добавления подписи и печати, а также отправлять контрагенту в виде ссылки, файла PDF или Word-документа.

При отправке счета можно дать системе задание отправлять счет повторно пока он будет полностью или частично оплачен. Оплата счета означает прикрепление к нему платежного документа - Приход банк/Приход касса.

Важно! Для того, чтобы функционал работал корректно, необходимо, чтобы была настроен email аккаунт, об этом есть статья.

Оглавление
1. Создание счета на оплату
2. Формирование и отправка документа на почту
3. Журнал отправки сообщений
4. Полученное письмо на почте клиента
5. Оплаченный документ "Счет на оплату"

Скрин - функция автоматических напоминаний клиенту об оплате счета на почту при формировании сообщения в программе

1. Создание счета на оплату

Для начала необходимо создать документ "Счёт на оплату" и заполнить все обязательные поля. Важно: у контрагента должна быть указана электронная почта. Это позволит в дальнейшем отправлять документ на e-mail автоматически, а также настраивать системные напоминания об оплате счёта для клиента.

Скрин - созданный документ "Счет на оплату"

2. Формирование и отправка документа на почту

• Сначала перейдите к отправке созданного документа клиенту. Для этого нажмите на иконку "Отправить" и выберите пункт "Документ". Далее, заполните все необходимые поля:
• Отправитель - выбрать отправителя (если email аккаунтов несколько)
• Получатели - выбрать получателей (может быть несколько)
• Укажите адреса получателей ч/з запятую - указать адреса получателей через запятую (дополнительно)
• Отправить счет в виде - выбрать вид счета, в котором он будет отправлен (вложение, ссылка на документ в системе, ссылка на скачивание счета)
• Имя файла(при скачивании) - ввести необходимое имя файла (можно использовать теги документа)
• С подписью и печатью - установить галочку, если нужна подпись и печать на отправленном счете
• Высылать повторно - установить галочку, если необходимо высылать счет повторно, тем самым напоминая клиентам о необходимости оплатить счет!

Периодичность отправки - выбрать периодичность отправки (каждый день - клиент будет получать письмо каждый день, каждый третий день - клиент будет получать письмо каждый третий день с даты документа, каждый банковский день - клиент будет получать письмо по будням)

Отмена после - выбрать отмену повторной отправки (когда счет оплачен полностью - клиенту перестанет приходить письмо когда оплата по счету поступит полностью, когда счет оплачен частично - клиенту перестанет приходить письмо когда по счету поступит частичная оплата)

• Тема - ввести необходимую тему письма (можно использовать теги документа)
• Сообщение - ввести необходимое сообщение, можно использовать теги документа, таблицы, ссылки, редактировать формат текста
• Шаблон - выбрать шаблон для отправки счета (можно создать единый шаблон для всех счетов, чтобы не заполнять каждый раз поле "Сообщение"
• Использовать шаблон для документа - выбрать шаблон для документа (шаблон документа Счет на оплату)

Скрин - переход к отправке документа

3. Журнал отправки сообщений

После отправки документа доступен журнал отправки сообщений, в котором можно посмотреть следующую информацию: тип документа, список получателей, дата и время последней отправки, дата и время завершения отправки, планируемая дата и время следующей отправки, настройка повторной отправки, статус выполнения (успешно/не успешно), а также возможная ошибка, возникшая при отправке.

Кроме того, из самого журнала можно: удалить отправленный документ, отправить его вручную, отредактировать или отменить запланированную отправку.

Скрин - журнал отправки сообщения клиенту

4. Полученное письмо на почте клиента

Давайте рассмотрим все виды полученных счетов на почте клиента - в виде вложения, в виде ссылки на документ в системе, в виде ссылки на скачивание документа. Ранее мы создали счет на оплату с повторной оплатой, поэтому счет на оплату будет приходить клиенту каждый день, пока счет не оплачен полностью - согласно настройкам.

1) В виде вложения

Скрин - письмо с вложением счета

2) В виде ссылки на документ в системе:

Скрин - письмо в виде ссылки на документ в программе

3) В виде ссылки на скачивание:

Скрин - письмо в виде ссылки на скачивание документа

5. Оплаченный документ "Счет на оплату"

После того как клиент оплатил документ "Счёт на оплату" и полностью внес сумму (с помощью документа Приход банк/Приход касса), в журнале отправлений дата следующей отправки отобразится как пустая. Это означает, что напоминания больше не требуются - счёт успешно оплачен.

Скрин - оплаченный счет

Скрин - журнал отправки сообщения

Вывод: таким образом, в МойБизнес2 можно не только отправлять клиентам счета на оплату по электронной почте, но и настраивать автоматические напоминания об оплате. Для этого достаточно выбрать необходимую частоту отправки напоминаний, а также указать сумму оплаты (частичную или полную), при достижении которой уведомления будут автоматически остановлены.