Как сделать импорт ЭДО в документе Поступление

МойБизнес2 позволяет значительно упростить работу с закупками, предлагая быструю загрузку данных из систем электронного документооборота (ЭДО). Вместо ручного ввода вы можете импортировать документы в формате XML, включая товары, контрагентов и даже коды маркировки. Это экономит время и минимизирует ошибки. В этой статье разберём процесс шаг за шагом — от выгрузки до настройки импорта.

Оглавление
1. Выгрузка документа из ЭДО
2. Переход в раздел "Поступление"
3. Выбор режима работы с НДС
4. Запуск импорта из ЭДО
5. Настройка поиска совпадений и предпросмотр
6. Импорт маркированных товаров из ЭДО

1. Выгрузка документа из ЭДО

Начните с личного кабинета вашей системы электронного документооборота. Выгрузите нужный документ (например, накладную или счет-фактуру) в формате XML. Сохраните файл на компьютер — он станет основой для импорта.

Скрин - пример выгрузки документа из ЭДО

2. Переход в раздел "Поступление"

Зайдите в МойБизнес2 и перейдите в раздел Закупки → Поступление. Здесь вы управляете всеми поступлениями товаров от поставщиков. Далее, перейдите к созданию нового документа "Поступление":

Скрин - переход к созданию нового документа "Поступление"

3. Выбор режима работы НДС

Важно! Перед началом импорта в документе "Поступление" выберите режим работы с НДС:

Без НДС — налог не учитывается (применяется для организаций на спецрежимах или при операциях, не облагаемых НДС);
НДС включён в цену поставщика — сумма налога уже входит в указанную цену (например, при работе с поставщиками на ОСНО, когда НДС выделяется сверх цены);
НДС не включён в цену поставщика — налог начисляется сверх указанной цены и добавляется к итоговой стоимости.

Скрин - выбор режима работы НДС в документе "Поступление"

4. Запуск импорта из ЭДО

Нажмите кнопку "Импортировать". В выпадающем списке выберите опцию "Импорт из ЭДО". Откроется специальное окно импорта, в котором нужно загрузить XML-файл. Здесь же можно выбрать следующие параметры:

Для новых позиций артикул брать из документа импорта — в этом случае, даже если поиск позиций выполняется не по артикулу, артикул всё равно будет взят из документа.
Документ заполнен на основании данных поставщика — при выборе этого параметра импорт будет выполнен ПОЛНОСТЬЮ в соответствии с файлом поставщика, без возможности изменения каких-либо данных (цен, количества и т. д.).

Скрин - переход к импорту из ЭДО в документе "Поступление"

5. Настройка поиска совпадений и предпросмотр

Выберите метод поиска совпадений по товарам: по наименованию, артикулу, артикулу поставщика или штрихкоду. Выберите в шапке таблицы названия колонок. Если какую-то не желаете использовать, оставьте ее не выбранной. Обязательно нужно задать колонку "наименование". Далее нажмите "предпросмотр".

Скрин - настройка поиска совпадений и сопоставление колонок

В режиме предпросмотра вы увидите все данные и сможете решить:

Создать несуществующие позиции в категории "Импортировано" каталога - значит, что все несуществующие товары будут созданы в категорию "Импортировано"
Создать несуществующие позиции в категории - значит, что все несуществующие товары попадут в выбранные категории (можно выбрать для всех одну или для каждого товара свою категорию из каталога)
Создать несуществующего контрагента - значит, что если контрагент не существует, то он будет создан в системе и автоматически выбран в поле "Контрагент" в документе "Поступление"
Выбрать единицу измерения для всех товаров одну или для каждого свою единицу измерения

Скрин - переход к импорту из предпросмотра

Далее отметьте необходимые позиции и нажмите кнопку "Импортировать отмеченные":

Скрин - результат импорта из ЭДО в документе "Поступление"

В результате в документе "Поступление" отобразятся импортированные товары, а импортированный контрагент появится в поле "Поставщик". Обратите внимание, что поскольку мы в начале импорта установили галочку на "Документ заполнен на основании данных поставщика", то данные товаров и их количество мы редактировать уже не можем:

Скрин - результат импорта

6. Импорт маркированных товаров из ЭДО

С помощью импорта из ЭДО вы можете выгрузить не только обычные товары, но и маркированные.

Работа с маркировкой возможна двумя способами (настраивается в первичных настройках программы опцией "Проводить документы с проверкой соответствия кодов маркировки"):

С проверкой по маркировке — система сверяет коды; документ проводится только при полном соответствии.
Без проверки — документ проводится без сверки кодов. Это полезно для товаров, произведённых до введения маркировки (у которых нет кодов), но с действующим сроком годности.

Пример: Если товар изготовлен в 2023 году (до обязательной маркировки), а срок годности истекает в 2026-м, отключите проверку — и документ пройдет.

Скрин - настройка проверки соответствия кодов маркировки

Как работает импорт из ЭДО маркированных товаров:

Импорт производится стандартным образом.
Обязательное требование: наличие штрихкода (GTIN).

После добавления товаров в документ "Поступление":

1. Рядом с товаром отображается буква "М" (маркировка) в неактивном состоянии.

Скрин - неактивная иконка маркировки (М)

2. Чтобы активировать: перейдите в карточку товара → укажите тип маркировки.

Скрин - указание типа продукции в карточке товара

3. Буква "М" стала зеленой. Нажмите на неё → в ней отобразится список кодов маркировки

Важно: количество кодов = количество товара.

Скрин - импортированные коды маркировки

Напоминание о проверке:

Если в настройках отключена опция "Проводить документы с проверкой соответствия кодов маркировки", то проверка кодов на количество не проводится.
Но учтите: даже без проверки коды маркировки должны соответствовать стандарту по количеству знаков.
Если количество кодов маркировки не соответствует количеству товаров или код маркировки неверный, повторный, то иконка маркировки (М) отобразится красным цветом.

Скрин - несоответствие в маркировке

Но если у Вас выключена настройка "Проводить документы с проверкой соответствия кодов маркировки", то документ все равно проведется:

Скрин - проведенный документ без проверки кодов маркировки

Вывод: таким образом, в МойБизнес2 есть возможность быстро загрузить данные из системы электронного документооборота в формате XML в документ"Поступление" с настройкой поиска совпадений по товарам и контрагентам и импортом кодов маркировки.