Как работать в любой товароучетной системе?

В любой товароучетной системе есть следующие сущности с которыми идёт работа:

• Журнал - список документов, карточек или настроек

• Каталог (Номенклатура) - журнал карточек категорий (папок), товаров, услуг. Возможны комплекты, свойства и модификации товаров или их объединение

• Контрагенты (база клиентов, поставщиков, партнеров) - журнал карточек клиентов

• Цены - разные виды цен: в том числе скидки, акции, программы лояльности и все, что связано с изменением цен

• Остатки - количественные значения каталога

• Резервы - бронирование остатков каталога

• Настройки - настройки чего-либо (настройки прав, документов, цен, остатков, каталога, клиентов, интерфейса, функционала)

• Документ - содержит в себе (всё или что-то из списка): каталог, контрагенты, цены, остатки и резервы, настройки

Так вот, все сводится к тому, что чтобы оформить какую-то операцию в учетной системе, нужно создать документ. Каждый документ несет свой смысл и свою функциональность. Например, какие-то документы вычитают остатки со склада, какие-то прибавляют. Какие-то документы прибавляют остаток на кассу или банк, какие-то вычитают, и так далее. 

Документы можно сохранить, а некоторые сохранить и провести. Провести - значит исполнить назначение документа. Отменить проводку - значит вернуться на исходное состояние. 

Перечень основных документов их назначение:

Документы продаж:

• Заказ - предварительный документ (предварительное согласие на продажу). Сам по себе документ заказ в системе ни на что не влияет. Как правило, это базовый документ на основании которого потом уже вводятся другие документы, которые уже влияют на что-либо в системе. Как правило, через этот документ можно напечатать коммерческое предложение, товарный чек, перечень товаров документе и другие печатные формы.

• Счет на оплату - не влияет ни на какие остатки. Это предварительный документ (предварительное согласие на оплату). Именно через этот документ, можно распечатать или сохранить печатную форму счета на оплату. 

• Реализация (еще могут называть Отгрузка, Продажа, Чек и так далее) - при проводке, списывает товары со склада, сообщает системе о факте продажи товаров и услуг, отправляет данные в соответствующие отчеты. Именно в этом документе распечатываются или сохраняются следующие печатные формы: акт выполненных работ, товарная накладная, расходная накладная, универсальный передаточная документ, счет-фактура и другие. 

• Возврат от покупателя - как правило, данный документ вводится на основании документа реализация, когда клиент хочет вернуть товар. При проводке данного документа, на склад возвращаются указанные в нем товары, а в соответствующие отчеты добавляется информация о возврате. 

Документы закупки:

• Поступление (еще могут называть Приемка) - при проводке добавляет на склад товары, указанные в этом документе и в соответствующие отчеты отправляет информацию о закупке (о том что у такого-то контрагента были закуплены такие-то товары)

• Счет-заказ (Заказ поставщику) - документ, в котором отражается то, что планируется закупить у поставщика. Как правило, на основании документа счет-заказ потом вводится документ поступления. Счет заказ вводится предварительно в момент заказа поставщику, а документ поступления вводится когда товар приехал на склад и его нужно принять. 

• Возврат поставщику - как правило, вводится на основании документа поступления. При проводке списывает со склада товар со смыслом возврат поставщику.

Документы склада:

• Перемещение - перемещает товары с одного склада на другой

• Списание - списывает товары со склада. Как правило, данный документ создается на основании инвентаризации или в момент списания товара, например при браке или порче. 

• Оприходование – плюсует товары на склад. Как правило, водится на основании инвентаризации, чтобы выровнять остатки или в момент, когда нужно занести на склад товар, но это не закупка. 

• Инвентаризация - сам по себе документ ни на что не влияет. Документ создается для того, чтобы вывести информацию о остатках по данным системы и ввести вручную реальные остатки. Затем, на основании этого документа вводится документ списание или оприходования. Суть документа – выровнять остатки на складах. 

Документы банка и кассы:

• Приходно-кассовый ордер (Приход касса) - документ, влияющий на остаток по кассе (плюсует на остаток и фиксирует факт поступления наличных денежных средств

• Входящее платежное поручение (Приход банк) - фиксирует факт получения безналичных денежных средств. Чаще всего, данный документ создается через импорт банковских документов, когда с расчетного счета скачивается таблица со всеми операциями и загружается в товароучетную систему)

• Расходно-кассовый ордер (Расход касса) - фиксирует факт расхода наличных денежных средств из кассы. Может быть оформлен в момент выдачи денежных средств подотчетнику, выдача зарплаты, возврата денежных средств покупателю и другие)

• Исходящее платежное поручение (Расход банк) - фиксирует факт расхода безналичных денежных средств. Например, оплата поставщику через расчётный счёт. Уплата налогов, взносов и так далее.